Kasa online to urządzenie fiskalne, które dzięki połączeniu do internetu, posiada funkcję przekazywania gromadzonych na nim danych bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), podlegającemu Ministerstwu Finansów. Dane przekazywane są automatycznie.

Technicznie dla użytkownika kasy nic się nie zmienia. Musi on jedynie zapewnić dostęp do internetu, a cała reszta dzieje się w sposób ciągły i automatyczny.

Celem nadrzędnym takiej kasy nadal jest rejestrowanie sprzedaży i drukowanie paragonów dla nabywców. Dzięki połączeniu z internetem dane takie automatycznie trafiają do CRK.

Dane, które są przekazywane to m.in.: paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, raporty dobowe.

Kasy online zapisują też kopie drukowanych dokumentów w wewnętrznej pamięci chronionej i posiadają funkcję automatycznych aktualizacji.

Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek wymiany kas na kasę online miały warsztaty samochodowe, wulkanizatorzy i stacje paliw.

Od 1 stycznia 2021 roku gastronomia, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania i sprzedaż węgla

Od 1 lipca 2021 roku salony fryzjerskie, salony kosmetyczne, salony fitness, usługi budowlane, lekarze i prawnicy

Nie, podatnicy będą mogli korzystać z kas rejestrujących starego typu do czasu ich wyeksploatowania lub do czasu konieczności wymiany pamięci fiskalnej. Zgodnie z ustawą o VAT po 31.12.2022r. nie będzie już możliwości nabycia kasy z elektronicznym zapisem kopii. Kasy te będą jednak stopniowo wycofywane z rynku.

Wyjątek stanowią branże objęte obligatoryjną wymianą kas w terminach określonych ustawą.

Ulga podatkowa przysługuje tym którzy:
po raz pierwszy rozpoczynają prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej,
zostali zobligowani do wymiany dotychczasowych kas na kasy online, na podstawie ustawy.

Na zakup kasy fiskalnej online obowiązuje ulga podatkowa w wysokości 90% jej ceny netto, nie więcej niż 700zł.

• czynni podatnicy VAT – ulga liczona jest od kwoty netto; należy ją rozliczyć w pliku JPK
• podatnicy zwolnieni z VAT – ulga liczona od kwoty brutto; należy wnioskować o jej zwrot do naczelnika Urzędu Skarbowego

W trakcie korzystania z kasy online wszystkie dane zapisywane w jej pamięci są automatycznie przekazywane do CRK, podlegającego Ministerstwu Finansów.

Kasy online w przeciwieństwie do kas tradycyjnych zapisują kopie drukowanych dokumentów w swojej pamięci wewnętrznej.

Każda kasa online musi współdziałać z terminalem płatniczym

Kasy online mają możliwość zdalnej aktualizacji oprogramowania.

• dojazd pod wskazany adres
• dobór odpowiedniego urządzenia fiskalnego do profilu działalności,
• szkolenie z obsługi kasy fiskalnej online,
• programowanie kasy,
• fiskalizacja (rejestracja) kasy w Urzędzie Skarbowym,
• zgłoszenie podatnika do Urzędu Skarbowego z przekazaniem danych podatnika,
• uruchomienie pamięci i trybu fiskalnego,
• kontrola czy połączenie z Centralnym Repozytorium przebiegło pomyślnie,
• kontrola czy głoszenie przebiegło prawidłowo,
• pomoc w uzupełnieniu dokumentów do Urzędu Skarbowego,
• doradztwo w uzyskaniu zwrotu 700zł za zakup kasy on-line,
• pomoc techniczna 24h/7dni
• ustawowe, okresowe przeglądy serwisowe.

Elektroniczna kasa ewidencjonująca i rejestrująca w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi.

Liczba towarów jakie można zdefiniować w kasie fiskalnej

Urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych.

• w przypadku kas online – jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończona wystawieniem raportu fiskalnego dobowego;

Książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się adnotacji dotyczących kasy, w szczególności napraw serwisowych i przeglądów okresowych. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.